Inom branscher som fastighet, maskin och energi är arbetsorderhanteringen en del av den löpande verksamheten. Den fyller en viktig funktion för att klarlägga vilka arbeten som ska utföras, av vem, när och hur. Oavsett om det gäller en arbetsorder för en maskin som behöver kontrolleras, eller om fastighetsskötaren behöver hantera en inkommande felanmälan, så måste all information finnas tillgänglig för personen som ska utföra arbetet.

Som en reaktion på de utmaningar som traditionell arbetsorderhantering innebär, som tidskrävande pappersarbete och ineffektiv resurshantering, har fler aktörer övergått till en digital arbetsorderhantering. Att förlita sig på en arbetsorderhantering som består av papper, penna och Excel, innebär en hel del risker där både säkerheten tummas på och informationsluckor uppstår. Idag handlar inte arbetsorderhanteringen längre om att bara se till att arbetet blir utfört, utan också hur det kan stärka samarbetet mellan kontor och fält, och skapa en bättre serviceupplevelse för kunderna.

I denna artikel går vi närmare in på vad digital arbetsorderhantering är – och lyfter fram tre sätt för hur det kan skapa mervärde inom verksamheten och för kunderna.

Vad innebär digital arbetsorderhantering?

En arbetsorder innehåller alla detaljer som behövs för ett arbete som behöver utföras. Termen används flitigt inom branscher som fastighet, maskinservice och energi, där arbetsordern ofta avser en reparation, underhållsarbete eller installation. Arbetsorderhanteringen syftar till hur denna arbetsprocess hanteras. Vanligtvis ser en arbetsledare till att arbetsordern har all information som krävs; vad behöver göras, vilka material ska användas, när det behöver utföras och vem som utföra arbetet. Om uppdraget kräver att ordern utförs utifrån särskilda säkerhetsföreskrifter, behöver denna information finnas i arbetsordern. Därefter tilldelas arbetsordern den fältarbetare som ska utföra uppdraget. Med digital arbetsorderhantering kan denna arbetsprocess hanteras genom ett enda system där all viktig information finns samlad, och som med fördel kan användas från såväl datorn som surfplattan och mobilen. En bra arbetsorderhantering möjliggör alltså ett organiserat och mer effektivt arbetsflöde mellan kontor och fält.

3 sätt som skapar mervärde för verksamheten och kunden

Vi lyfter fram tre sätt för hur en digital och modern arbetsorderhantering kan skapa mervärde för både verksamheten och kundresan.

1. Informationen lättillgänglig – hela tiden!

En av riskerna med bristfällig arbetsorderhantering är att det lätt bildas informationsöar internt. För inte är det en skrytsam upplevelse för fastighetsskötaren, när den plockar upp en pappersbunt med arbetsordrar och upptäcker att viktig information saknas. Och samma gäller för kunden som vill få status på sitt ärende, men som hänvisas runt i en evighet, eftersom ingen sitter med några svar. Det blir en minst sagt en underkänd upplevelse för alla inblandade.

Digital arbetsorderhantering syftar till att råda bot på onödiga informationsmissar. När arbetsordern hanteras digitalt, kan såväl arbetsledaren som fältarbetaren säkerhetsställa att all nödvändig information finns tillgänglig – och där båda parterna kan följa arbetsordern i realtid. Det blir lättare att återkoppla till kunderna, fältarbetarna vet vad som ska göras, och arbetsledaren får en större överblick.

2. Ge kunderna en bättre upplevelse

Det går inte att sticka under stolen att kunder gillar bra service, men i takt med teknologins utveckling, formas nya förväntningar och krav hos kunderna. Förväntningar som ännu snabbare service, statusuppdateringar, och möjligheter att påverka var och hur servicen ska gå till. Kan man som företag möta dessa förväntningar, eller till och med överträffa, finns förutsättningar att skapa nöjda och lokala kunder som stannar – vilket kan vara avgörande när marknaden förändras.

Genom att höja kvaliteten på varje arbetsorder och säkerställa att resurser används på bäst sätt, kommer arbetsgången bli betydligt mer produktiv och effektiv. Kunderna kan få hjälp snabbare och får en bättre och mer professionell serviceupplevelse. Dessutom är det enkelt att visa att ni bryr er om kunderna genom att se till att de får kontinuerliga statusuppdateringar.

3. Arbeta mer proaktivt

Med all information i ett och samma system blir det enklare att grunda beslut utifrån data och inte magkänsla. Är det 20:e gången samma fel uppkommer i fastigheten söder om stan? Vilka arbeten tar vanligtvis längre tid och vilka resurser arbetar i området?

Genom att ha kontroll över arbetsflödet redan från början går det att arbeta mer proaktivt och lägga resurserna där de kommer till bäst nytta. Kräver en viss maskin tillsyn eller underhållsarbete minst en gång i månaden? Skapa automatiserade arbetsordrar så att ni i tid kan planera vem som ska göra vad, och behåll kvaliteten genom att skapa checklistor som måste bockas av i arbetsordern så att rätt saker blir gjorda. Använder du arbetsorderhanteringen direkt i ett CRM-system får du dessutom all övrig kundinformation tillgänglig på en och samma plats, med all historik om tidigare ärenden.

Sammanfattningsvis

En digital arbetsorderhantering hjälper inte bara verksamheten att skapa arbetsordrar med högre kvalitet, utan möjliggör också en bättre länk mellan arbetsledare, fältarbetare och kunden. Med effektivare resursplanering och all information tillgänglig på samma ställe, går det att använda resurserna på ett bättre sätt, där både tid och pengar kan sparas, och där ni kan bevisa för kunderna hur man levererar riktigt bra kundvård.

 

Lime Work Order är det bästa av två världar – styrkan och flexibiliteten med Lime CRM, kombinerat med arbetsorderhantering för sömlösa flöden. Allt i ett system för att förenkla er vardag.