System – en fröjd för många, ett nödvändigt ont i andras ögon. I många fall är investeringar i nya system en god idé och sker efter noga överväganden – ändå är det förvånansvärt ofta de tänkta hjälpmedlen upplevs betungande för dina medarbetare. Sedan början av 2000-talets exploderande systemiver, har många blivit observanta på just den risken. Därtill följer en medveten försiktighet inför implementeringen av nya programvaror.

Enterprise Resource Planning, ERP, är kanske ett av de mest kända och använda systemen inom affärsvärlden. I sin enklare form är ERP-system ett verktyg för resurshantering; ett administrativt stöd som samlar data från verksamhetens olika delar. CRM-system utgår å andra sidan från kunden och dennes interaktion med företaget.

Många ber om hjälp att kartlägga huruvida ett it-stöd för kundrelationer är något som behövs när organisationen redan använder ett omfattande ERP-system. I den här artikeln benar vi därför ut vilka luckor CRM och ERP kan fylla åt varandra, samt hur integrationer sinsemellan bidrar till att öka värdet från respektive system.

Vad är ERP?

Det kan underlätta att känna till att ERP och CRM lite på systemspråk delas in i olika kategorier: back-office och front-office. ERP klassas som back-office system. Det innebär hantering av aktivitet som inte är direkt kundrelaterad; Produktionslinjer, personalresurser, lagerhantering, inköp. Och så vidare. Ett front-office system å andra sidan, registrerar och hanterar kundinteraktioner som försäljning, supportärenden och kontaktuppgifter. Nu för tiden är skotten inte helt täta mellan dessa två, då funktionaliteten i vissa fall sträcker sig längs hela kedjan.

Det första digitala affärssystemet dök, som så mycket annat, upp under IT-boomen på 90-talet. Det var i alla fall då själva begreppet Enterprice Resource Planning myntades. Historien sträcker sig dock till början av industrialiseringens 1900-tal, då idén föddes om att samla resurs- och produktionsdata vid fabrikstillverkning.

ERP syftar till att öka företagets lönsamhet genom att optimera tillgängliga resurser och minska kostnader.

Vad är CRM?

Customer Relationship Management, CRM, som idé är en något yngre företeelse än ERP, men de tidiga systemen dök också upp under 90-talet. Som beskrivits ovan är CRM-system alltså att räkna som front-office, där all typ av kundinteraktion registreras för att bygga långsiktiga relationer. CRM bygger på filosofin att nöjda kunder drar till sig nya kunder eftersom de pratar gott om företaget. Genom ordning och reda i kunddatan är det möjligt att personanpassa kommunikation, aktiviteter och erbjudanden, varför CRM-system kommit att bli affärskritiskt i många organisationer.

Där ERP fokuserar på att kapa kostnader och optimera resurser, syftar CRM till att öka företagets lönsamhet genom att driva sälj- och marknadsaktiviteter.

ERP och CRM tillsammans

Specialiserade flöden

Att vårda kundrelationer har visat sig starkt affärsdrivande. Även om ERP-system i vissa fall erbjuder enklare kundhantering, är integrationer mellan ERP och fullskaliga CRM-system vanligt för att möta moderna företagets komplexa behov.

Dessutom går trenden mot specialiserade integrationer, vilket innebär att trubbiga modullösningar i högre utsträckning väljs bort. Ett tilltagande fokus läggs i stället vid att skapa strömlinjeformade flöden och sömlösa övergångar mellan olika funktioner. Det spelar alltså mindre roll att du har ett kick-ass ordersystem i ditt ERP, och desto större roll att orderbokningen limmar med dina andra system så att du smidigt kan fortsätta på nästa steg.

Slipp flaskhalsar och dubbla datauppsättningar

På samma spår är en fördel med integrerat CRM och ERP en decentralisering av data och administration inom organisationen. Ett exempel kan vara att säljkåren, som arbetar front-office, kommer använda ert CRM-system. Med rätt form av integration skickas datan vidare och uppdaterar ERP-systemet, varpå exempelvis ekonomiavdelningen tar vid med back-office-aktiviteter. På samma sätt kan en smart koppling mellan CRM och ERP förse supporten med data om exempelvis faktureringshistorik och status.

Genom att integrera CRM och ERP distribueras information mellan avdelningar, och ni slipper flaskhalsar och luckor i flödet. Dessutom undviker ni dubbla uppsättningar data på grund av bristfälligt synkade system, något som snabbt leder till kontrollförlust.

System att växa med

Det kan tyckas lite overkill att satsa både på ett ERP och ett CRM. Är det verkligen en smart fördelning av resurser, att investera i flera system? Svaret är kort och gott, i många fall, ja. Dessutom är fullskaliga system inte så överdrivet omfattande som de kan ge intryck av, utan är snarare bara mer anpassningsbara. Det innebär att ni slipper onödiga funktioner som inte behövs, och efterhand som ni växer kan lägga till nya. Som framgått i artikeln hittills, är anpassade integrationer utifrån era flöden A och O för att få ut fullt värde av era programvaruinvesteringar. Inte minst för ett hållbart och effektivt arbetssätt när företaget, och tillhörande data, skalar upp.

 

Går du i ERP-tankar? Spana in vårt utbud ERP-leverantörer och läs om vad en integration mellan Lime CRM och ERP kan göra.

Upptäck ERP Connector