Inom branscher så som fastighet, maskin eller energi är arbetsorderhantering en del av den fortlöpande verksamheten. Den fyller en viktig funktion för att klarlägga vilka arbeten som ska utföras av vem, när de ska utföras och hur. Oavsett om det gäller en arbetsorder för en maskin som behöver kontrolleras eller om fastighetsskötaren behöver hantera en inkommande felanmälan, måste all information finnas tillgänglig för personen som ska utföra arbetet. Som en reaktion på de utmaningar som traditionell arbetsorderhantering innebär, som tidskrävande pappersarbete och ineffektiv resurshantering, har fler aktörer övergått till en digital arbetsorderhantering istället. Låt oss gå närmare in på vad digital arbetsorderhanteirng är och lyfta fram tre sätt på hur det kan skapa mervärde för både kunder och verksamhet.
Vill du lära dig mer om digital arbetsorderhantering och hur det fungerar i ett CRM-system?
Vad innebär digital arbetsorderhantering?
En arbetsorder innehåller alla detaljer som behövs för ett arbete som behöver utföras. Termen används flitigt inom branscher så som fastighet, maskinservice och energi, där arbetsordern ofta avser en reparation, ett underhållsarbete eller installation som måste göras. Arbetsorderhanteringen syftar till hur denna arbetsprocess hanteras. Vanligtvis ser en arbetsledare till att arbetsordern har all information som krävs; vad som behöver göras, vilket material som ska användas, när det behöver utföras och vem som ska utföra ordern. Om uppdraget kräver att ordern utförs utifrån särskilda säkerhetsföreskrifter, behöver även den informationen finnas i arbetsordern. Därefter tilldelas arbetsordern den fältarbetare som ska utföra uppdraget. Med en digital arbetsorderhantering kan arbetsprocessen hanteras genom ett enda system där all viktig information finns samlad, och som med fördel kan användas från såväl dator som surfplatt eller mobilen. En bra arbetsorderhantering möjliggör alltså ett organiserat och mer effektivt arbetsflöde mellan kontor och fält.
Läs också vår artikel:
Hur du ökar effektiviteten inom fältservice
3 sätt som skapar mervärde för verksamheten och kunden
Här är tre sätt för hur en digital och modern arbetsorderhantering kan skapa mervärde för både verksamheten och kundresan.
Informationen blir lättillgänglig – hela tiden!
En av riskerna med bristfällig arbetsorderhantering är att det lätt bildas informationsöar internt. För inte är det en skrytsam upplevelse för fastighetsskötaren, när den plockar upp en pappersbunt med arbetsordrar och upptäcker att viktig information saknas. Och samma gäller för kunden som vill få status på sitt ärende men som hänvisas runt i en evighet, eftersom ingen sitter med några raka svar. Det blir minst sagt en underkänd upplevelse för alla inblandade, vilket skapar frustration.
Digital arbetsorderhantering syftar till att råda bot på onödiga informationsmissar. När arbetsordern hanteras digitalt kan såväl arbetsledaren som fältarbetaren säkerhetsställa att all nödvändig information finns tillgänglig, och där båda parterna kan följa arbetsordern i realtid. Det blir lättare att återkoppla till kunderna, fältarbetarna vet vad som ska göras och arbetsledaren får en större överblick.
Ge kunderna en bättre upplevelse
Det går inte att sticka under stolen att kunder gillar bra service, men i takt med teknologins utveckling formas nya förväntningar och krav hos kunderna. Förväntningar som snabbare service, statusuppdateringar och möjligheter att påverka var och hur servicen ska gå till blir självklarheter. Kan man som företag möta dessa förväntningar eller till och med överträffa dom, finns förutsättningar att skapa nöjda och lokala kunder som stannar kvar, vilket kan vara avgörande när marknaden förändras.
Genom att höja kvaliteten på varje arbetsorder och säkerställa att resurser används på bäst sätt, kommer arbetsgången bli betydligt mer produktiv och effektiv. Kunderna kan få hjälp snabbare samt få en bättre och mer professionell serviceupplevelse. Dessutom är det enkelt att visa att ni bryr er om kunderna genom att se till att de får kontinuerliga statusuppdateringar.
Arbeta mer proaktivt
Med all information i ett och samma system blir det enklare att grunda beslut utifrån data och inte magkänsla. Är det 20:e gången samma fel uppkommer i fastigheten söder om stan? Vilka arbeten tar vanligtvis längre tid och vilka resurser arbetar i området?
Genom att ha kontroll över arbetsflödet redan från början går det att arbeta mer proaktivt och lägga resurserna där de kommer till nytta bäst. Kräver en viss maskin tillsyn eller underhållsarbete minst en gång i månaden? Skapa automatiserade arbetsordrar så man kan planera i tid vem som ska göra vad, och behåll kvaliteten genom att skapa checklistor som måste bockas av i arbetsordern så att rätt saker blir gjorda. Använder du arbetsorderhanteringen direkt i ett CRM-system får du dessutom all övrig kundinformation tillgänglig på en och samma plats, med all historik om tidigare ärenden samlat.
Läs mer om:
Fördelar med ett arbetsordersystem
Sammanfattningsvis
En digital arbetsorderhantering hjälper inte bara verksamheten att skapa arbetsordrar med högre kvalitet, utan möjliggör också en bättre länk mellan arbetsledare, fältarbetare och kund. Med effektivare resursplanering och all information tillgänglig på ett ställe, går det att använda resurserna på ett bättre sätt. Ni sparar på både tid och pengar och kan bevisa för kunderna hur man leverar riktigt bra kundvård!
Lime Work Order är det bästa av två världar – styrkan och flexibiliteten med Lime CRM, kombinerat med arbetsorderhantering för sömlösa flöden. Allt i ett system för att förenkla er vardag. Vill du veta mer?
Kontakta oss för mer information