Utmaningar: Ineffektivitet och förlorade synergier

På konsultbolaget Society arbetade tidigare sälj- och ekonomiavdelningarna i separata register och delade inte information med varandra. Det ledde till såväl dubbelarbete som informationsöar, där helhetsbilden och möjligheten att arbeta med kunderna på ett mer strategiskt plan gick förlorad.  

Society har haft en imponerande tillväxtresa där antalet konsultuppdrag mångdubblats och verksamheten blivit global. I takt med utvecklingen har behovet av smidiga processer, proaktivitet och automatisering blivit alltmer avgörande. Lime har sedan CRM-implementationen 2009 hängt med på resan och systemet är idag anpassat efter en hel del andra förutsättningar än vid starten. Bolaget har också hunnit gå från 16 till närmre 80 CRM-användare.  

Ett samordnande system anpassat efter kundernas behov

Den primära ambitionen för A Society var att arbeta i ETT system med synkade processer för att säkra upp kvalitet och effektivitet. Till att börja med tittade man på ett nytt ekonomisystem som skulle kunna lösa problematiken, men valde snart att utgå ifrån ett CRM-system som samlade systemfloran på ett logiskt sätt med ett enklare gränssnitt. Ekonomisystemet fick istället agera i bakgrunden via smidiga integrationer. Society önskade bland annat: 

  • Ordning & reda på kundinformation och vad man sagt, gjort och lovat 
  • Bättre koll på affärs-/projektpipen 
  • Helhetsvy över verksamheten, affärer, projekt och bemanning – allt med kunden i centrum 
  • Ett enkelt, användarvänligt och sökbart systemnav med smarta integrationer 
  • Rapport- och uppföljningsmöjligheter 

”Vi kände ett enormt stöd från Lime när vi skulle sätta upp systemet. De förstod våra processer och kom med kreativa lösningar som fick oss att känna “Wow!”. Anpassningarna av systemet baserades på mångårig erfarenhet. Det var tydligt att vi inte var några försökskaniner.”

Karin Havsjö, CFO & Service Manager, A Society

CRM som sparar pengar på sista raden

Society har sedan implementationen av Lime ett CRM-system som hjälper sälj- ekonomi och leveransteamen att jobba synkroniserat och ansvara för olika delar i samma process. Det har besparat dem mycket dubbelarbete, samtidigt som det kvalitetssäkrar alla delar i bolagets processer. 

Under 2016 gjordes en djuplodad ekonomisk analys där investeringskostnaden för Lime sattes i kontrast till intjänade kostnader perioden 2009–2016En besparing på totalt 6,3 miljoner (eller närmre 1 miljon årligen) kunde härledas till CRM-investeringen, bland annat kopplat till följande nyckelfaktorer:  

 

Minimering av informationsöar och smidiga integrationer 

Genom att exempelvis kunna skicka kontrakt via e-signering, automatiskt få in konsultansökningar från webbengenerera utspegling av data till Power BI och autogenerera fakturor – allt direkt i Lime, har man över tid skapat ett väloljat maskineri. Detta har minskat den totala administrationstiden med ca. 20 %.  

 

“Vi har kunnat halvera personalstyrkan i våra administrativa roller. När vi ser på andra bolag i vår bransch med liknande omsättning har de ca. 26 personer på en ekonomiavdelning där vi bara behöver 6.” 

 

Ökad kundnöjdhet med bättre service 

Society upplever att de ökat sin kundnöjdhet både ur ett konsult- och kundperspektiv sedan bolaget började jobba med Lime CRM.    

 

“Många av våra konsulter tycker till exempel att det är knepigt att få ut siffror på hur många timmar de debiterat via oss ur sina egna system. De har märkt att vi har stenkoll på detta via Lime CRM, så dvänder sig till oss för att få ut relevant statistik. Det tycker vi är en fin service att kunna erbjuda!” 

 

Möjlighet att arbeta mer proaktivt  

Via Limes infotiles påminner systemet användarna om vad som ligger i pipen och vad som i första hand bör prioriteras.
 

“Lime CRM hjälper oss att inte missa något viktigt. För mig som ekonom kan det vara “så här många fakturor bör du hantera idag”medan en säljare får hjälp att följa upp viktiga delar av säljprocessen. 

“Vi insåg här att Lime inte hade kostat oss pengar, utan att det har varit en fantastisk investering”.

Karin Havsjö, CFO & Service Manager på A Society

Om A Society

Society är den nya tidens konsultbolag på konsultmarknaden som ger fria konsulter tillgång till de häftigaste uppdragen. Genom en fristående samlingsplats där kompetens och förtroende står i fokus, skapas möjlighet att alltid välja den person som är mest lämpad för uppdraget.