Minnet är bra, men kort” brukar jag säga när historikloggning diskuteras med mina kunder.

Med handen på hjärtat, hur mycket kommer du egentligen ihåg av ett kundbesök efter ett par dagar, vecka eller månad? Med en mängd kundkontakter varje dag blir det snabbt många samtal, diskussioner och beslut att hålla reda på. Även med ett fantastiskt minne blir det till slut för mycket information att hålla i huvudet.

Syftet med historiken i ett CRM-system är att fungera som företagets kollektiva minne i kontakten med kunden. Historiken ger information om vad som diskuterats, med vem och när det gjordes. Vad har vi sagt, gjort och lovat kunden? Vem hos kunden pratade vi med och vem var vår kontaktperson? När i tiden hade vi kontakt med kunden?

Mängder med fördelar

Att vara uppdaterad och välinformerad om kunden ger inte bara ett professionellt intryck, det sparar även tid för dig, dina medarbetare och i slutändan även för kunden.

Att snabbt kunna se om en medarbetare lämnat en prisuppgift till en kund kan spara både tid och kostnader, men det finns många fler fördelar med att logga historik:

  • Ger företaget en gemensam bild av kontakten med kunden
  • Minskar beroendet av enskilda medarbetare för svar på enkla kundfrågor
  • Kortar inlärningstiden nya medarbetare
  • Förenklar aktivitetsuppföljning
  • Gör det möjligt att se mönster i vilka kunder (A, B, C) som besökts och vilka som inte besökts

Att logga historik tar lite tid – men ger ännu mer

En ofta återkommande invändning som jag får mot att logga historik, är att det tar tid från andra värdeskapande aktiviteter. Till viss del stämmer det. För ögonblicket tar det tid från andra aktiviteter, men vad som lätt glöms bort är tiden man själv och ens kollegor sparar vid kommande kontakter med kunden genom att ha full koll på vad som sagts, gjorts och lovats i dialogen med kunden. En historiknotering kan ses som en investering i kundrelationen. Du betalar lite tid idag för att få igen tiden i kvadrat imorgon.

Smarta tips för snabbare historikloggning

  • Anteckna bara det viktigaste från varje besök/samtal. Fråga dig själv vilken information som är värdefull för dig själv och kollegor på sikt.
  • Hitta ett bra arbetsflöde för hur och när ni loggar historik. På kontoret är CRM-systemet troligtvis det snabbaste sättet, men för en säljare på språng kan tid sparas genom att göra det från en smartphone eller surfplatta. I vissa fall kan du även tala in dina noteringar direkt i systemets app!
  • I många system finns genvägar eller kortkommandon som snabbar på och förenklar loggningen. Lär dig dem och går det snart mycket snabbare!

Så, vad är din erfarenhet av historik och historikloggning?

[icegram campaigns=”24071″]